Nên mua máy scan hay thuê máy scan cho văn phòng?

Máy scan ngày càng trở nên phổ biến đối với khách hàng là các cơ quan Nhà nước, các đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp thậm chí là đối với cá nhân. Một câu hỏi đặt ra là: Nên mua máy scan hay thuê máy scan? Vậy để Vcopy sẽ giải đáp giúp bạn câu hỏi đó!

Xác định mục đích scan tài liệu? 

Trước hết, bạn cần xác định được mục đích công việc scan tài liệu là gì:

• Scan tài liệu văn phòng hàng ngày: Dành cho các công ty cần quét tài liệu thông thường.
• Scan tài liệu để số hóa: Dành cho các dự án số hóa tài liệu lớn hoặc số hóa tài liệu cũ.
• Scan tài liệu cá nhân: Lưu trữ các tài liệu cá nhân hoặc tủ sách cá nhân.

Khi đã biết chính xác nhu cầu công việc, bạn sẽ có những định hướng rõ ràng liên quan đến lựa chọn thiết bị và chi phí dự kiến. Hãy tham khảo tư vấn của Vcopy sau đây!

Khi nào nên mua máy scan?

Câu nói: “Cô ấy phải là của riêng mình“, “thiết bị này phải là của riêng mình“.

Nhìn chung, chúng ta đều có thói quen thích sở hữu. Sau đó thiết bị ấy vào tay ta có sử dụng tốt không? Có sử dụng đúng cách không? Có lãng phí khi đầu tư không? Đó là một câu chuyện khác. Thực tế, Vcopy đã gặp một số khách hàng bỏ tiền mua máy cả mấy chục triệu, nhưng sau vài năm, số trang tài liệu mà counter máy đếm được chỉ vài ngàn, thậm chí có trường hợp vài chục trang. Tính ra để scan 1 trang có khi lên đến cả triệu đồng! 

Vậy khi nào doanh nghiệp của bạn nên mua máy scan? 

• Tài chính sẵn sàng: Một chiếc máy scan chuyên dụng có chi phí khá lớn, từ 10 triệu đến gần 100 triệu, tùy tính năng và độ bền của máy.
• Sử dụng dài hạn cho văn phòng: Do yêu cầu công việc, các bộ phận cần phải thường xuyên sử dụng đến máy scan. Hiện tại Vcopy cũng có các gói cho thuê máy scan dài hạn cho văn phòng với chi phí chỉ từ 300k/tháng. Đây là mức chi phí mà không đơn vị nào trên thị trường có thể cung cấp được!
• Chỉ sử dụng những tính năng cơ bản để lưu trữ tài liệu.

Nhưng nếu mua máy scan, bạn nên lưu ý: Chi phí thay thế linh kiện máy scan rất đắt đỏ. Điển hình như: Giá một đèn scan từ vài triệu đến hàng chục triệu đồng. Và còn hàng loạt linh kiện khác như: adapter, card formatter, rulo cuốn giấy, bộ tách giấy, khay ADF chứa giấy vào,… 

Khi nào nên thuê máy scan?

Thuê máy scan là lựa chọn tối ưu trong các trường hợp sau:

• Nhu cầu sử dụng trong thời gian ngắn: Nếu bạn chỉ cần quét tài liệu trong khoảng thời gian ngắn (1 tuần đến vài tháng), việc mua máy là lãng phí.
• Dự án số hóa tài liệu: Các dự án số hóa thường có tính chất ngắn hạn và yêu cầu máy scan có tính năng đặc biệt như quét tài liệu cũ, nhàu, hoặc tài liệu dạng đóng gáy không thể bóc tách. Máy scan phục vụ cho các dự án này thường có giá cao và cần được sử dụng hết công suất. Việc thuê máy scan sẽ giúp tiết kiệm chi phí bảo dưỡng và thay thế linh kiện.
• Cần máy scan tốc độ cao và phần mềm chuyên dụng: Máy scan A4 tốc độ cao có giá từ 30 triệu đến 100 triệu VNĐ, trong khi máy scan A3 có thể lên đến hơn 200 triệu VNĐ. Ngoài ra, phần mềm số hóa bản quyền cũng cần chi phí lớn. Khi thuê máy, bạn không phải lo lắng về chi phí này.

Lợi ích khi thuê máy scan:

• Tiết kiệm chi phí: Không cần đầu tư mua máy và bảo trì, chi phí thuê máy scan thấp hơn nhiều.
• Máy scan tốc độ cao: Thuê máy giúp bạn có thể sử dụng các máy scan hiện đại với tốc độ quét cao, phù hợp cho các dự án số hóa.
• Dịch vụ trọn gói: Bạn sẽ được hỗ trợ kỹ thuật, thay đổi máy scan tùy theo nhu cầu công việc, giúp công việc không bị gián đoạn.

Dịch Vụ Cho Thuê Máy Scan và Số Hóa Tài Liệu Chuyên Nghiệp từ iScan

Với kinh nghiệm lâu năm trong việc cung cấp dịch vụ cho thuê máy scan và số hóa tài liệu, Vcopy tự hào là đơn vị cung cấp các giải pháp tối ưu về in ấn và số hóa tài liệu cho các doanh nghiệp, cơ quan nhà nước và cá nhân:

• Dịch vụ trọn gói, tiết kiệm chi phí: Thuê máy scan giúp bạn tiết kiệm chi phí đầu tư và khấu hao thiết bị.
• Thời gian thuê linh hoạt: Bạn có thể thuê máy theo ngày, tuần, tháng hoặc dài hạn (hợp đồng từ 12 tháng).
• Hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp: Đội ngũ kỹ thuật viên của Vcopy luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn nhanh chóng, giúp công việc của bạn không bị gián đoạn.
• Cấp đổi máy scan công suất cao hơn theo nhu cầu: Khi nhu cầu công việc thay đổi, Vcopy sẽ cung cấp máy scan phù hợp với yêu cầu mới.

Liên Hệ Với iScan Để Thuê Máy Scan Chuyên Nghiệp

Nếu bạn cần tư vấn về dịch vụ thuê máy scan hoặc dịch vụ số hóa tài liệu, hãy liên hệ ngay với iScan qua các số điện thoại sau:

• Hotline: 0971 491 492 | 089 6688 636

iScan cam kết mang đến cho bạn giải pháp thuê máy scan và số hóa tài liệu tối ưu, giúp bạn tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả công việc.