Thuê máy scan quét tài liệu cần làm như thế nào?

Thuê máy quét tài liệu là giải pháp kinh tế và linh hoạt cho văn phòng làm việc hay bất cứ doanh nghiệp nào. Cách thức thuê rất đơn giản.

1. Tìm kiếm nhà cung cấp dịch vụ thuê máy quét

Nếu bạn chưa biết nơi nào cung cấp dịch vụ cho thuê máy quét tài liệu, cách đơn giản nhất là tìm kiếm trên Google. Bạn chỉ cần gõ các từ khóa như “thuê máy scan“, “thuê máy quét tài liệu“ để tìm các nhà cung cấp dịch vụ.

Khi lựa chọn nhà cung cấp, hãy chú ý đến những yếu tố sau:

• Kinh nghiệm và uy tín: Nhà cung cấp có nhiều năm kinh nghiệm trong ngành cho thuê máy scan quét tài liệu, đội ngũ kỹ thuật hỗ trợ nhiệt tình.
• Sự đa dạng về chủng loại máy: Các nhà cung cấp uy tín thường có nhiều loại máy quét khác nhau, từ máy quét tự động hai mặt, máy quét mặt gương, đến các máy quét khổ lớn A4, A3, A2, A0.
• Chế độ hỗ trợ khách hàng: Nhà cung cấp nên có chính sách hỗ trợ khách hàng, bao gồm cả việc cho phép thử nghiệm thực tế máy quét.

2. Xác định rõ yêu cầu thuê máy quét

Trước khi liên hệ với nhà cung cấp, bạn cần xác định rõ những yêu cầu của mình:

• Số lượng tài liệu cần quét mỗi ngày: Điều này sẽ giúp bạn được loại máy phù hợp.
• Loại tài liệu và kích thước tài liệu cần quét: Bạn cần biết tài liệu của mình có kích thước gì (A4, A3, A2, A0, hoặc tài liệu đặc biệt khác).
• Thời gian thuê máy: Bạn cần thuê máy scan quét tài liệu trong bao lâu? Ngắn hạn hay dài hạn?
• Loại máy quét yêu cầu: Bạn cần máy quét tự động hai mặt, máy quét đơn hoặc máy quét khổ lớn?

​3. Liên hệ với nhà cung cấp

Liên hệ với nhà cung cấp qua điện thoại, zalo, email…hoặc có thể đến trực tiếp. Nói rõ các yêu cầu về nhu cầu quét tài liệu của mình như đã nêu phần 2.

4. Tiến hành ký hợp đồng thuê máy

Trước khi ký hợp đồng, bạn cần đọc kỹ các điều khoản quan trọng, đặc biệt là:

• Đơn giá thuê: Kiểm tra xem đơn giá có phù hợp với ngân sách của bạn không.
• Thời gian thuê: Xác định rõ thời gian thuê máy scan quét tài liệu để tránh phát sinh chi phí không mong muốn.
• Hỗ trợ kỹ thuật: Đảm bảo nhà cung cấp cam kết hỗ trợ kỹ thuật khi có sự cố xảy ra

Sau khi nhận máy quét, bạn cần kiểm tra kỹ lưỡng về chủng loại máy, chất lượng máy trước khi ký nhận.

5. Cài đặt máy quét và sử dụng

Khi máy quét được giao đến, bạn chuẩn bị máy tính PC hay laptop đủ đáp ứng yêu cầu để nhà cung cấp thực hiện việc lắp đặt và hướng dẫn thao tác quét tài liệu. Mỗi hãng, mỗi dòng máy có các thao tác quét tài liệu khác nhau.

Lưu ý trong khi sử dụng máy quét:

• Loại bỏ ghim: Trước khi đưa tài liệu vào máy quét, hãy đảm bảo rằng tài liệu không còn ghim hay kẹp giấy.
• Vệ sinh máy quét: Thường xuyên vệ sinh máy quét để đảm bảo máy luôn hoạt động tốt và tránh bị hư hỏng.

Lợi ích khi thuê máy quét tài liệu

• Tiết kiệm chi phí: Bạn không cần phải đầu tư vào việc mua máy quét đắt tiền
• Linh hoạt: Bạn có thể chọn thuê máy scan quét tài liệu theo nhu cầu sử dụng thực tế
• Hỗ trợ kỹ thuật: Nhà cung cấp sẽ cung cấp dịch vụ hỗ trợ khi cần thiết.

Với những bước đơn giản trên, bạn có thể dễ dàng thuê được máy quét tài liệu chất lượng, đáp ứng tốt nhu cầu công việc của mình.

Vietbis – Hotline tư vấn: 024 7303 1068 – 036 862 6789